Sono singoli moduli Excel progettati per costruire un budget annuo.
DIPENDENTI
Abbiamo analizzato molte decine di CCNL di Aziende manifatturiere per gestire più settori industriali, ma alcuni settori non sono previsti.
Per ogni dipendente, secondo la qualifica (operaio, tipo di turnista, intermedio, impiegato, dirigente) calcola il calendario dei giorni lavorabili netti per l’anno di budget.
Nel calendario sono comprese: ferie, festività, permessi, maternità, matrimoni, cariche sindacali, malattia, infortunio, legge 104, donazione di sangue, sosta, ore straordinarie.
Si utilizzano i dati del CCNL del settore, compreso il contratto integrativo aziendale, il welfare, gli aumenti individuali, le ore arretrate di ferie/permessi.
Per ogni dipendente si gestiscono i prestiti (continuativi) di ore cedute ad altri reparti o uffici.
Si ottiene una “busta paga mensile di budget per dipendente” con il costo annuo totale ed orario.
I dati sono raggruppati per reparto e ufficio, e si può aggiungere l’eventuale costo del ricorso al personale interinale.
Risultato: costo orario per ogni reparto ed ufficio.
MACCHINARI
Per ogni centro di lavoro/macchinario (che costruisce i prodotti) e per ogni macchinario accessorio si calcola il costo annuo per:
costi fissi: ammortamento, spazio occupato.
costi variabili: energia elettrica per fascia oraria (F1, F2, F3), energia aggiuntiva, manutenzione specifica/generica, materiali di consumo, ore dei manutentori dell’officina aziendale.
Ogni macchinario accessorio si può imputare ai macchinari che lo utilizzano in base alle ore di funzionamento macchinari o ad una percentuale.
Per ogni centro di lavoro/macchinario si ottiene il costo orario per analisi di Make or Buy, in caso di ricorso a lavoro presso terzisti.
Viene eseguita la quadratura tra le ore del budget dipendenti e quelle imputate sui centri di lavoro.
Risultato: costo orario di ogni centro di lavoro/macchinario.
SPESE REPARTO
Le spese generali rimaste, esclusi i dipendenti e i macchinari, si possono imputare ai reparti per conto di contabilità, con un riparto automatico definito con criterio tecnico.
Il budget per ogni conto di contabilità si può imputare a zona, mercato, agente, cliente, collezione, famiglia di prodotto.
Risultato: il costo totale per reparto/ufficio, mentre le spese imputate a reparto sono aggiunte al costo della manodopera.
DISTINTE BASE & CICLI DI LAVORAZIONE
Distinte base e cicli sono valorizzati utilizzando i costi unitari ottenuti dai moduli precedenti.
Le distinte base sono a più livelli e per ogni articolo si inserisce, se presente, la quantità di sfrido e la percentuale di scarto.
Si utilizzano sia i costi standard sia i costi correnti per ogni codice di materiale, materiale accessorio, lavorazione esterna.
I cicli di lavorazione prevedono fasi e operazioni, dati di attrezzaggio (lotti, minuti di lavoro macchina e manodopera) e dati di produzione (minuti di lavoro macchina e manodopera).
Ci sono fogli specifici per calcolare il costo al pezzo per stampi/matrici/punzoni/ecc. e per spese di ricerca e sviluppo. Dati da inserire in distinta base, ove necessario.
C’è una specifica macro che “esplode” il prodotto selezionato, smontandolo fino alle materie prime. E crea un file che mostra, affiancate per livello, la distinta base e il ciclo di lavoro.
C’è un foglio con la spiegazione di tutti i termini tecnici utilizzati in distinte & cicli, è come un piccolo corso di formazione.
Risultato: il costo di ogni articolo esploso in materiale, materiale accessorio, lavorazione esterna, macchina, manodopera, spese reparto, matrici/stampi/ecc, spese ricerca e sviluppo.
VENDITE
La stagionalità si configura in tre modi: percentuale mensile, giorni lavorabili mensili, venduto mensile per articolo, così si hanno conti economici e fabbisogni mensili.
L’imputazione del costo di ogni ufficio è configurabile sulla base di dati di budget: materiali, materiali accessori, lavorazioni esterne, macchinari, manodopera, spese reparto.
Si definisce una percentuale per imputare i costi generali per i materiali commercializzati, così assorbono una parte del budget dei costi fissi.
Il calcolo del costo delle provvigioni avviene “ad incastro”per zona, mercato, agente, cliente, collezione, famiglia di prodotto.
Per i costi di trasporto, funziona come per le provvigioni (escluso l’agente).
Il budget delle vendite è per Cliente/Articolo con possibilità di simulare variazioni di prezzo e quantità sia per cliente/articolo sia massive per cliente.
Viene eseguito il calcolo dei fabbisogni, totale e mensile, per materiali, materiali accessori, lavorazioni esterne, macchinari, manodopera (questi ultimi due sono confrontati con il budget annuo).
Il risultato del calcolo del budget delle vendite mostra, per cliente e articolo questi dati di sintesi e per tipo:
sintesi: fatturato, costo totale, margine contribuzione, prezzo minimo (al disotto del quale si inizia a perdere)
variabili: trasporto, provvigione, materiali, materiali accessori, lavoro esterno.
fissi: macchinari, manodopera, reparto.
aggiuntivi: matrici/stampi/punzoni, ecc., ricerca & sviluppo.
specifici: zona, mercato, agente, cliente, collezione, famiglia di prodotto.
Si vede chiaramente sia la redditività a full costing e sia la marginalità a direct costing, per ottenere una visione completa per le decisioni dei manager.
Viene analizzata la copertura dei costi di manodopera, macchinari, spese reparto per ogni reparto e quante persone, per reparto, sono coperte dal budget delle vendite.
Risultato: conto economico per zona, mercato, agente, cliente, collezione, famiglia, dati tecnici per articolo, articolo.
Il budget per cliente/articolo si esporta in un file, filtrabile per analisi ulteriori.
BUSINESS PLAN TRIENNALE
Grazie ai dati del budget (eseguito per un triennio) si ottiene la situazione di conto economico, stato patrimoniale, flusso di cassa mensile.
Questi sono i dati richiesti da Istituti di Credito o da Investitori, e sono indispensabili per la valutazione della concessione di un prestito o per l’ingresso di nuovi soci.
E i dati che li alimentano sono documentabili, arrivando dai budget (eseguiti con i moduli da dipendenti a vendite).
ANALISI BILANCIO GESTIONALE TRIENNALE
Viene analizzato il bilancio in modo gestionale, cioè si esamina la crescita aziendale, e se emergono problemi (scorte, costi generali, fidi clienti e fornitori, capitale circolante, di chi è l’Azienda, ecc.) .
Si può simulare il risultato economico/finanziario del quarto esercizio, modificando alcuni parametri (termini di pagamento, costi fissi, ecc) per ottenere il successivo autofinanziamento.
ASPETTI GENERALI DEL SOFTWARE CGS
Quando si apre un file, le macro importano i dati dai moduli a monte, e quando lo si chiude, le macro esportano i dati per i moduli successivi.
Le macro aiutano in molte attività. Esempio: l’inserimento di righe nei fogli dove previsto (inserisce più di 3.000 righe al minuto con pc abbastanza recenti).
Ogni foglio in ogni modulo ha un manuale d’uso e nei fogli ci sono celle con spiegazioni ed esempi. Si impara in fretta ad usare il software.
Quanto costa la licenza annua? Tutti insieme i moduli base (da dipendenti a vendite) al giorno circa una pizza con birra, importo accessibile anche ad Aziende con pochi dipendenti.
Si può avere in licenza anche un singolo modulo.
STUDI PROFESSIONALI: fate il controllo di gestione per i Clienti
Gli Studi Professionali e i Professionisti possono offrire ai Clienti un innovativo servizio strategico: il controllo di gestione esternalizzato.
Il Cliente ha il controllo di gestione eseguito dal Professionista di cui si fida, e a costi annui inferiori rispetto ad avere il controller in Azienda.
Aumenta il supporto al Cliente specialmente per le decisioni importanti per il futuro aziendale.
Migliora la competitività del Cliente, aumentando la fidelizzazione allo Studio e riducendo il rischio che passi a Studi concorrenti.
Crescono il fatturato e l’utile dello Studio.